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INTRODUÇÃO

Eventos científicos e culturais são entendidos como cursos (lato sensu e stricto sensu), encontros, seminários, jornadas, whorkshops, feiras, solenidades comemorativas, etc, desenvolvidos por docentes e discentes da Escola de Enfermagem Anna Nery (EEAN). Subordinados à estrutura formal da unidade e/ou universidade, os docentes e discentes projetam, através dos eventos científicos e culturais, o nome da EEAN e Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) para a comunidade de enfermagem e para a sociedade em geral.

A EEAN primeira Escola de Enfermagem no sistema Nightingale a ser implantada no Brasil na década de 20, serviu como modelo de referência ao ensino de enfermagem até meados dos anos 40 (CARVALHO, 1976, in Associação Brasileira de Enfermagem. 1926/1976. Documentário). Ao longo da existência dessa Escola, sempre foi preocupação do seu corpo docente formar cidadãos para atender às necessidades de saúde da população, como também qualificar enfermeiros(as) para oferecer qualidade de assistência àqueles que dependem de seus cuidados. Nesse sentido, foi a primeira Escola de Enfermagem do país a oferecer cursos de especialização, ainda na década de 50, a primeira a oferecer cursos de mestrado, na década de 70, e a quarta a implantar curso de doutorado, na década de 90. Tais considerações preliminares procuram colocar em evidência o constante compromisso social e político da EEAN no cenário nacional e internacional.

Os departamentos que compõem a Escola de Enfermagem vêm oferecendo regulamente cursos de especialização e de curta duração, seminários, debates, dentre outros, como pode ser verificado no Catálogo de Educação Continuada, publicado pela SR-5 nos anos de 1995 e 1996. Como existe um grande interesse por esses eventos, a Unidade está ampliando ao mesmo tempo o suporte de infraestrutura para atender a essa demanda, oferecendo condições apropriadas para que seus usuários retornem. A qualidade dos eventos está no conteúdo e nas condições de produção dos mesmos, tais como dispositivos estéticos, recursos materiais, eficácia da divulgação, que devem servir como atrativos para os usuários. O exposto até então denota a preocupação de todo o corpo social da EEAN não só em manter o papel histórico da unidade, como também em atenderás necessidades da comunidade de enfermagem.

 

O TRABALHO DA CENTRAL DE EVENTOS

A Central de Eventos é uma estrutura de serviço vinculada à Direção da Escola de Enfermagem Anna Nery, com a finalidade de atender à demanda de eventos promovidos pelos Departamentos, Coordenações, alunos de graduação e de pós-graduação, Núcleos de Pesquisa e pela própria Direção. Tal serviço foi criado em dezembro de 1994 e aprovado em reunião de Congregação da Unidade no primeiro semestre de 1995, transformando-se em seguida num projeto de extensão, junto à SR-5 (Sub-Reitoria de extensão da UFRJ), e num projeto de pesquisa cadastrado na SR-3. A estrutura está subordinada à Direção da EEAN e formada pela representação de um membro de cada departamento, constituindo a Comissão da Central de Eventos. A presença desses representantes vem trazendo inúmeras vantagens à consecução das diretrizes finais da Central; quais sejam: evitara superposição de eventos; programara agenda anual de eventos; sistematizar os recursos disponíveis; divulgar os eventos em tempo hábil; dinamizar a participação da comunidade de enfermagem; produzir cartilhas educativas; editorar anais, livros, jornal informativo, revista, dentre outros.

A Central de Eventos conta ainda com quatro bolsistas de extensão, dos quais três são da EEAN, e um é aluno da Escola de Belas-Artes da UFRJ . A contribuição desses alunos veio dinamizar o trabalho da comissão, além de torná-la mais produtivo, criando a interface de uma atividade administrativa com a acadêmica. O aluno de Belas-Artes tem desempenhado uma atividade que valoriza a produção visual do material de divulgação produzido. A interdisciplinaridade é um componente presente na Central de Eventos, tanto pela amplitude de participação como pela diversidade de incumbências destinadas ao setor. As várias facetas dos trabalhos da Central de Eventos, desde a estruturação académico-pedagógica do evento, até a publicação do seu produto final (relatório, anais ou síntese) revelam a necessidade de se estabelecer o caráter interdisciplinar imanente ao processo. É impossível executar-se um trabalho de natureza tão diversa e abrangente sem utilizar interdisciplinariedade.

 

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

As atividades desenvolvidas consistem em produção visual e impressão de material de divulgação, intercâmbio com serviços de divulgação, organização da infra-estrutura local para a operacionalização do evento, bem como a sua divulgação nos Serviços (Hospitais, Centros de Saúde, Empresas, dentre outros), Entidade de Classe e Escolas de Enfermagem, em nível local, regional, nacional e até mesmo internacional. Das atividades desenvolvidas pela Central de Eventos, desde sua criação até o momento atual, destacam-se:

- Formação de um banco de dados que contém endereços das instituições de saúde, escolas de enfermagem, entidades de enfermagem, órgãos gerenciadores central, regional, local, dentre outros;

- Produção de dispositivos de divulgação em ritmo programado, que agilizem o intercâmbio e as atividades de reprodução gráfica;

- Manutenção de infra-estrutura local para tornar o evento agradável e livre de fatores intervenientes e comprometedores da qualidade do seu conteúdo;

- Estabelecimento de intercâmbio com serviços de reprografia para fins de produção de material informativo referente aos eventos;

- Levantamento dos recursos existentes nas entidades de enfermagem, diferentes escolas de enfermagem e coordenadorias de saúde central, regional e local, bem como em outros setores, para encaminhamento de material de divulgação pelo sistema de malote postal e mala direta;

- Elaboração da agenda anual de eventos, com produção de material informativo para divulgação interna na EEAN;

-Encaminhamento da agenda de eventos para os veículos de divulgação, de acordo com o cronograma de cada setor;

- Produção de "layouts", de cartazes, folders, certificados, etc., para melhorar a qualidade da apresentação visual do material informativo;

- Divulgação da dinâmica dos serviços promovidos em eventos científicos, demonstrando a preocupação com a inserção da pesquisa no âmbito da extensão;

- Editoração de livros, manuais, anais de eventos, jornal informativo, revistas e cartilhas educativas.

 

ACESSO AOS SERVIÇOS OFERECIDOS

Para que possamos atender a grande demanda de eventos da EEAN, a equipe da Central de Eventos elabora anualmente uma agenda para compatibilizar os recursos disponíveis com os prazos necessários para a sua operacionalização. Desse modo, encaminhamos à direção, aos departamentos, à coordenação de graduação e à de pós-graduação um impresso (anexo I) em que destacamos às necessidades dos coordenadores em desenvolver os eventos. Os departamentos, através de seu representante, deverão encaminhar à Central de Eventos os formulários, devidamente preenchidos, para que o calendário seja concluído. As atividades não planejadas neste período não são inseridas nas atividades da agenda anual.

A confirmação do Evento e a autorização para elaboração de folder, cartaz, certificados, convites, crachás, etiquetas etc, devem ser encaminhados à Central, através do professor representante do departamento, (membro da comissão) com pelo menos um mês de antecedência do período de inscrição no evento.

A Central de Eventos não conta com verba própria. Os recursos para a operacionalização das ações da Central de Eventos são providos pela unidade, pelo repasse de verbas dos próprios cursos (10% da arrecadação global) e pelo apoio financeiro de órgãos de fomento como o CNPq, CAPES, Organização Pan-Americana de Saúde, Ministério da Saúde e iniciativa privada. Isso vem ajudando na consolidação das atividades propostas pela Central. Tais recursos são utilizados para as despesas com postagem de correio, na aquisição de suprimentos de informática e recursos audiovisuais, material de consumo, dentre outros.

 

EVENTOS PRODUZIDOS PELA CENTRAL DE EVENTOS

Desde sua implantação, a Central de Eventos já participou da elaboração de material de divulgação e fez a difusão de cerca de oitenta eventos, trazendo à Instituição mais de 3.000 participantes (incluindo enfermeiros, estudantes e outros profissionais de saúde ou áreas afins), assim como realizou outras atividades que dinamizaram a realização dos eventos científicos e culturais da EEAN. A presteza e as facilidades encontradas pelos usuários para conduzir um evento parecem ter sido um dos fatores fundamentais que impulsionaram as atividades.

 

AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS PRESTADOS

Visando à qualidade dos serviços prestados à comunidade da EEAN, foi desenvolvida uma pesquisa intitulada "A Utilização dos Serviços da Central de Eventos Científicos e Culturais da EEAN - Opinião dos Coordenadores dos Eventos", cujo objetivo era saber se o apoio Icgístico fornecido pela Central de Eventos para a consecução de uma atividade, desde a infra-estrutura local até a impressão final de seus anais, estava atingindo a meta estabelecida pelo serviço.

Apesar de serem muitas as dificuldades estruturais e financeiras a serem superadas, houve uma avaliação positiva do que foi feito até então, representando um avanço da Instituição. No entanto, quando do preenchimento do instrumento de avaliação das atividades desenvolvidas pelo setor, ele foi unânime em apontar a eficácia da divulgação como fator de fragilidade, que merecería uma intervenção mais direta.

É importante ressaltar que a existência de um serviço dessa natureza é algo novo, havendo, portanto, necessidade de o usuário familiarizarse com os prazos necessários para a Central promover os eventos. Isso requer agilidade e planejamento orientado de todos os recursos disponíveis, seja material ou humano e, principalmente, que todos os envolvidos tomem consciência de que um evento é investimento e "marketing" institucional. Os veículos de divulgação gratuitos e habituais se constituem de instituições de saúde e ensino: repartições públicas e serviço privado; mala direta para associados da ABEn, Núcleos de Pesquisas e Associação de Ex-Alunas da EEAN. No entanto a divulgação de massa (jornal, rádio, televisão...) requer recursos financeiros para que possamos acessá-lo sendo, ainda, uma meta a ser alcançada. É preciso de um pouco mais de tempo para que a Unidade se familiarize com a Central e incorpore totalmente todo o processo de crescimento e o estabelecimento de horários de atendimento aos coordenadores de eventos. Acresce-se a isto, a necessidade de aumentar o número de pessoal da equipe e melhorar a articulação ensino, pesquisa e extensão.

 

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Hoje, a Central de Eventos vem desempenhando papel de suma importância na operacionalização dos eventos promovidos pela EEAN, imprimindo novo ritmo a essa atividade.

E concluímos, ressaltando que a Central favoreceu não só a produção de eventos, como também a produção científica docente e discente, facilitando a editoração e a produção visual de livros, manuais, anais, cartilhas dentre outros. Além de sua reprodução gráfica ter sido ampliada pelo uso dos canais competentes. Fator positivo alegado pelos coordenadores dos eventos foi a criação do banco de dados, de forma que a comunidade de enfermagem fosse plenamente beneficiada.

 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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